Whistleblowing

Ochrona Sygnalistów w Zentiva Polska sp. z o.o.

Witamy w systemie ochrony sygnalistów Zentiva Polska sp. z o.o. wdrożonym na podstawie przepisów ustawy
z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów i dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937
z dnia 23 października 2019 roku w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.

Działania niezgodne z prawem i nadużycia prawa mogą mieć miejsce w każdej organizacji, czy to prywatnej, czy publicznej, dużej, czy małej. Mogą one przybierać różne formy: korupcji, oszustwa, nieuczciwych praktyk biznesowych lub zaniedbań. Jeżeli nie zostaną one rozwiązane, mogą spowodować poważne szkody dla interesu publicznego, jak również dla reputacji organizacji.

Osoby pracujące dla organizacji lub mające z nią kontakt w ramach swojej działalności zawodowej często jako pierwsze dowiadują się o takich zdarzeniach i dlatego mają uprzywilejowaną pozycję, aby poinformować osoby, które mogą rozwiązać problem.

Sygnaliści, czyli osoby zgłaszające informacje o nieprawidłowościach w kontekście związanym z pracą, pomagają zapobiegać szkodom i wykrywać zagrożenia lub szkody dla interesu publicznego, które
w przeciwnym razie mogłyby pozostać ukryte.

W Zentiva wierzymy, że profesjonalne dochodzenie i reakcja na takie zgłoszenia pomagają nam zapobiegać takim bezprawnym działaniom i zapewnić odpowiednią reakcję na nie. Dlatego Zentiva wdrożyła inicjatywę Zentiva Speak Up.

W 2019 roku Unia Europejska przyjęła dyrektywę w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 roku w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii), zwaną dalej „Dyrektywą”. Dyrektywa zapewnia sygnalistom nieco inną ochronę niż inicjatywa Zentiva Speak Up, a ochrona sygnalistów na podstawie Dyrektywy jest wdrażana oddzielnie w odniesieniu do obowiązujących przepisów państw, w których działa Zentiva.

Jeżeli chcesz dokonać zgłoszenia naruszenia prawa w ramach systemu ochrony sygnalistów Zentiva Polska sp. z o.o., to jest to właściwe miejsce.

Wewnętrzne kanały zgłoszeń naruszenia prawa

Zentiva Polska sp. z o.o. wdrożyła wewnętrzny kanał zgłoszeń naruszenia prawa w formie elektronicznej, który można znaleźć tutaj, zwany dalej „Platformą”. Ponadto Zentiva Polska sp. z o.o. przyjmuje zgłoszenia naruszenia prawa dokonywane osobiście w formie ustnej w ramach spotkania z Compliance Officerem w siedzibie Zentiva Polska sp. z o.o.

Przeczytaj uważnie poniższe informacje, które mogą pomóc Ci postępować prawidłowo.

Pamiętaj, że dokonując zgłoszenia naruszenia prawa za pośrednictwem Platformy potwierdzasz, że znasz te informacje, a także naszą Politykę Prywatności.

Pamiętaj, że Zentiva Polska sp. z o.o. nie przyjmuje anonimowych zgłoszeń naruszenia prawa. Oznacza to, że musisz udostępnić nam swoje dane osobowe, ale nie musisz się martwić, wszystkie informacje, którymi się z nami dzielisz, są chronione ścisłym obowiązkiem zachowania poufności i nie mogą być udostępniane bez Twojej zgody osobom trzecim. Czujemy się również zobowiązani do zapewnienia, że nie doświadczysz żadnych represji związanych z Twoim zgłoszeniem naruszenia prawa.

Pamiętaj również, że Zentiva Polska sp. z o.o. przyjmuje zgłoszenia naruszenia prawa wyłącznie od osób fizycznych, które zdecydowały się na poinformowanie Zentiva Polska sp. z o.o. o dostrzeżonym naruszeniu prawa w ramach organizacji, o którym powzięły informację w kontekście związanym z pracą lub w związku ze świadczeniem usług dla Zentiva Polska sp. z o.o. (świadczeniem usług na jej rzecz, pełnieniem w niej funkcji, itd.), np.: osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę (także pracownik tymczasowy), osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorca, prokurent, akcjonariusz lub wspólnik, członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, stażysta, wolontariusz, praktykant.

Aby skorzystać z ochrony sygnalisty:

• W chwili dokonywania zgłoszenia naruszenia prawa musisz mieć uzasadnione podstawy, że informacje
  o naruszeniu prawa określone w zgłoszeniu naruszenia prawa są prawdziwe i dotyczą naruszenia lub obejścia przepisów powszechnie obowiązującego prawa;
• Nie możesz podejmować działań w złej wierze, tj. w celu wyrządzenia szkody/krzywdy innej osobie fałszywymi oskarżeniami lub gdy w chwili dokonywania zgłoszenia naruszenia prawa nie miałaś/miałeś uzasadnionych podstaw, aby przyjąć, że informacje są prawdziwe.

Pamiętaj, że bardzo nam pomożesz w zbadaniu dokonanego przez Ciebie zgłoszenia naruszenia prawa, jeżeli:

• Będziesz w stanie zidentyfikować obszar czynu zabronionego i zastanowić się, jakie weryfikowalne informacje możesz podać w zakresie zgłoszonego naruszenia prawa; zakres i jakość informacji przesłanych przez Ciebie może pozytywnie wpłynąć na sposób, w jaki możemy zbadać Twoje zgłoszenie naruszenia prawa i ostatecznie podjąć właściwe działania następcze;
• Podziel się z nami szczegółami;
• Pozwól nam udostępnić Twoje dane osobowe nie tylko osobie upoważnionej do procesowania zgłoszeń naruszenia prawa, ale także innym członkom zespołu dochodzeniowego; nasz obowiązek zachowania poufności obejmie wówczas członków zespołu dochodzeniowego, a zakaz działań odwetowych nadal będzie obowiązywał.

Możesz wybrać dowolny dostępny kanał zgłoszeń naruszenia prawa udostępniony przez Zentiva. Zalecamy korzystanie z Platformy, ponieważ uważamy, że jest to najskuteczniejszy kanał.

Każde zgłoszenie naruszenia prawa powinno zawierać co najmniej opis naruszenia (działania niezgodnego
z prawem), które miało miejsce lub ma nastąpić w podmiocie, dla którego, nawet pośrednio, wykonywałaś/wykonywałeś lub wykonujesz pracę lub inną podobną działalność, lub z którym miałaś/miałeś lub masz kontakt w związku z wykonywaniem pracy lub inną podobną działalnością.

Twoje zgłoszenie naruszenia prawa podlega ochronie sygnalistów tylko wtedy, gdy dotyczy uzasadnionego podejrzenia działania lub zaniechania, naruszającego przepisy powszechnie obowiązującego prawa lub mającego na celu obejście przepisów powszechnie obowiązującego prawa, dotyczącego:

• korupcji;
• zamówień publicznych;
• usług, produktów i rynków finansowych;
• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
• bezpieczeństwa transportu;
• ochrony środowiska;
• ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
• bezpieczeństwa żywności i pasz;
• zdrowia i dobrostanu zwierząt;
• zdrowia publicznego;
• ochrony konsumentów;
• ochrony prywatności i danych osobowych;
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
• interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
• rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
• konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela w relacjach z organami władzy publicznej, niezwiązane z dziedzinami wymienionymi powyżej,

lub działania lub zaniechania niezgodnego z wewnętrznymi procedurami Zentiva Polska sp. z o.o. wydanymi w celu wykonania przepisów powszechnie obowiązującego prawa.

Prosimy o podanie wszelkich możliwych szczegółów naruszenia prawa, które miało miejsce lub ma nastąpić, np.:

• sprawa i zakres;
• data;
• czas lub okres;
• miejsce;
• dlaczego i w jaki sposób Twoim zdaniem doszło do naruszenia prawa lub ma do niego dojść;
• osoby zaangażowane – świadkowie;
• czy ktokolwiek w Zentiva jest świadomy naruszenia prawa i może udzielić dalszych informacji;
• w jaki sposób dowiedziałaś/dowiedziałeś się o naruszeniu prawa;
• czy naruszenie prawa zostało już komuś zgłoszone (komu, kiedy, jak);
• wszelkie inne informacje, które mogą być cenne dla dochodzenia.

Chcielibyśmy uprzejmie poinformować, że w przypadku dokonania przez Ciebie zgłoszenia, które nie mieści się
w zakresie ochrony sygnalistów lub nie zawiera wystarczających szczegółów, abyśmy mogli ocenić, czy zgłoszenie mieści się w zakresie ochrony sygnalistów lub które nie jest akceptowane przez
Zentiva Polska sp. z o.o., poinformujemy Cię o tym i nie będziemy dalej oceniać Twojego zgłoszenia. Ponieważ nie możemy przekazać Twojego zgłoszenia, które nie jest objęte ochroną sygnalistów nikomu innemu (odpowiedzialność ponosi wyłącznie osoba upoważniona do procesowania zgłoszeń naruszenia prawa), zachęcamy do rozważenia skorzystania z inicjatywy Zentiva Speak Up w sytuacjach, w których ochrona sygnalistów nie ma zastosowania lub po prostu nie chcesz z niej korzystać.

PAMIĘTAJ, że ta strona NIE JEST SYSTEMEM ZENTIVA SPEAK UP, system Zentiva Speak Up znajdziesz tutaj.

Zgłoszenie naruszenia prawa organom publicznym

Masz również możliwość dokonania zgłoszenia naruszenia prawa z pominięciem Platformy i dokonania zgłoszenia naruszenia prawa bezpośrednio do właściwego organu publicznego.

Zgłoszenie naruszenia prawa do organu publicznego lub organu centralnego nie skutkuje pozbawieniem ochrony przewidzianej w przepisach powszechnie obowiązującego prawa. Organem centralnym do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszenia prawa jest Rzecznik Praw Obywatelskich. Zgłoszenie zewnętrzne naruszenia prawa może zostać dokonane w formie ustnej lub pisemnej w postaci tradycyjnej lub elektronicznej. Szczegółowe informacje dotyczące trybu dokonywania zgłoszenia naruszenia prawa, w tym adres na jaki można dokonać zgłoszenia, znajdują się na stronie internetowej Rzecznika Praw Obywatelskich (https://bip.brpo.gov.pl/pl/sygnalisci).

Jak korzystać z wewnętrznego kanału zgłoszeń naruszenia prawa Zentiva – Platforma

Platforma (w tym nagrywanie głosu) – jest technicznie obsługiwana przez FaceUp Technology s.r.o. za pośrednictwem rozwiązania chmurowego. Polityka prywatności FaceUp Technology s.r.o. jest dostępna tutaj.

Zgłoszenie naruszenia prawa dokonane za pośrednictwem Platformy zostanie odebrane i odczytane wyłącznie przez osobę upoważnioną do procesowania zgłoszeń naruszenia prawa zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa i wewnętrznymi procesami. Jeżeli wyrazisz na to zgodę, zgłoszenie naruszenia prawa może zostać udostępnione zespołowi dochodzeniowemu, zgodnie z zasadą ograniczonego dostępu.

Platforma jest przyjazna dla użytkownika, wystarczy wybrać język w prawym rogu i podmiot prawny. Wszystkie istotne informacje dotyczące zgłoszenia naruszenia prawa należy wpisać w polu „Więcej informacji”.

Podczas nagrywania głosu

Jeżeli wybierzesz taką możliwość, możesz wykonać nagranie głosu. Jeżeli zdecydujesz się to zrobić, informujemy Cię, że Twój głos zostanie zmieniony. Postępuj zgodnie z instrukcjami dostarczonymi przez Platformę (zamiast pisać, mówisz, a nagranie jest zapisywane w formularzu zgłoszenia naruszenia prawa).

Jak działa Platforma

Po dodaniu wszystkich szczegółów (pisemnie lub za pomocą nagrania głosowego) w formularzu zgłoszenia naruszenia prawa zostanie Ci przypisany unikalny kod – klucz zgłoszenia.

Zapisz swój klucz zgłoszenia i przechowuj go w bezpiecznym miejscu. Nie udostępniaj go nam. W przypadku udostępnienia klucza zgłoszenia osobie trzeciej poufność Twojego zgłoszenia naruszenia prawa może być zagrożona.

Użyj swojego klucza zgłoszenia, aby sprawdzić status swojego zgłoszenia naruszenia prawa.

W przypadku zgubienia klucza zgłoszenia, będziesz musiała/musiał ponownie wypełnić formularz zgłoszenia naruszenia prawa w celu uzyskania nowego klucza zgłoszenia. W takim przypadku prosimy o poinformowanie nas w polu tekstowym, że podejmujesz działania w związku ze zgłoszonym już naruszeniem prawa (nie musisz ponownie wypełniać wszystkich szczegółów, ale prosimy o podanie informacji dotyczących zgłoszonego naruszenia prawa).

Jesteśmy zobowiązani do dostarczenia Ci potwierdzenia odbioru i udzielenia informacji zwrotnej. Informacje te możesz znaleźć wyłącznie na Platformie, korzystając z klucza zgłoszenia.

Jeżeli chcesz być automatycznie informowana/informowany o wszelkich zmianach związanych z Twoim zgłoszeniem naruszenia prawa, możesz wpisać adres e-mail w odpowiednim polu (nie w polu tekstowym). Ten adres e-mail jest używany wyłącznie do wysyłania powiadomień z Platformy, w przypadku jakichkolwiek zmian (NIE otrzymasz żadnych informacji o aktualizacjach, ani pytań za pośrednictwem tego adresu e-mail). Należy pamiętać, że takie powiadomienia będą wysyłane z adresu e-mail: NNTB<info@nntb.cz>.

Link, który otrzymasz w wiadomości e-mail przekieruje Cię do strony głównej Platformy, gdzie należy wybrać pole „Moja Organizacja” i wpisać kod dostępu u5xnbg6671. Dopiero wtedy powrócisz do strony, która wymaga wprowadzenia klucza zgłoszenia.

Do strony, na której wprowadzasz klucz zgłoszenia, możesz uzyskać dostęp za pomocą łącza na tej stronie, klikając przycisk „Sprawdź zgłoszenie” po lewej stronie.

Inne wewnętrzne kanały zgłoszeń naruszenia prawa – zgłoszenie w formie ustnej

W przypadku dokonania zgłoszenia naruszenia prawa osobiście w formie ustnej w ramach spotkania z Compliance Officerem w siedzibie Zentiva Polska sp. z o.o., będziesz komunikować się wyłącznie z osobą upoważnioną do procesowania zgłoszeń naruszenia prawa i wyłącznie ww. osoba zajmie się zgłoszeniem naruszenia prawa. Jeżeli wyrazisz na to zgodę, zgłoszenie naruszenia prawa może zostać udostępnione zespołowi dochodzeniowemu, zgodnie z zasadą ograniczonego dostępu.

Podczas komunikacji zostaniesz poproszona/poproszony o podanie adresu e-mail, na który tylko Ty otrzymasz potwierdzenie i dalsze informacje. Podczas komunikacji zostaniesz poproszona/poproszony o zadeklarowanie, czy dokonujesz zgłoszenia objętego ochroną sygnalisty. Pamiętaj, że jeżeli zadeklarujesz, że zgłoszenie „nie jest zgłoszeniem sygnalisty”, ochrona sygnalisty nie zostanie udzielona.